Mailpolitik
2007-08-30 - effektivitet, mail
0
Mail
Jag får en hel del mail varje dag, från kunder, samarbetspartners och mycket annat. Det finns rätt stor risk att ens mailbox blir överfull och man inte har koll på vad som är viktigt längre. Mailläget har förändrats rätt drastiskt de senaste tio åren. Kommunikation har i rätt stor utsträckning ersatts av IM som MSN, ICQ och liknande. Vi mailar inte för att fråga någon va dom gör eller mår. Vi mailar någon när vi har något som vi måste vara säkra ligger kvar hos dem tills dess dom behandlat det.
Jag kommunicerar oftast via IM men om någon vill att jag ska göra något (Hej Erik Hansson!) så ber jag dem oftast maila mig informationen. För i mailen kan det ligga tills jag tar tag i det. Mailen blir en att-göra lista i sig. Apple tar ju fasta på detta i Leopard där man faktiskt kan göra om mail till just "Att Göra"-objekt,
Merlin Mann är mannen bakom 43folders som är ett system för personlig systemifiering och strukturering. Han har tagit fram en princip som heter "Inbox Zero" som är rätt så komplicerad men grundidéen är att efter varje dag ska man ha noll mail i inboxen. Tanken är att det inte bara betyder att man klarat av göromål under dagen, man slutar dagen med en känsla av att man städat undan och man börjar nästa dag med en tom och ren maillåda där allt som kommer in är nytt.
Jag har lite principer åt samma håll. Jag vill alltid att min inbox ska vara tom. Och för att göra det så tillämpar jag lite olika system (nej, "släng allt" är inte en av dem smile. När jag får mail som ska sparas så kan det kategoriseras på två olika sätt; Information eller Att Göra. Får jag ett trevligt kärleksmail från min fru så vill jag ju spara det också förstås, men såna får jag inte dagligen så dom är inte med i dom är principerna.
Spamfiltret i Apples Mailprogram är helt fantastiskt bra, så i regel ser jag bara en två eller tre spam om dagen, så jag behöver inte oroa mig för det. Övriga mail markerar jag eller så filterar jag dem.
Picture_2

Filter

Så, de filter jag har är en för varje stadig kontakt (Hej igen Erik Hansson!) som automatiskt filtreras ned i en mapp och sparas. Detta är för kontakter vars mail jag i regel vill spara. Som till exempel från min mor, som hjälper mig med ekonomin. Sen är det saker som beställningar från nätet, som automatiskt sparas ned i en mapp, eller saker som inloggningsuppgifter till nättjänster.
Picture_1

Smarta mappar

Utöver saker som automatiskt filtreras bort så har jag framför allt en "Smart folder" i Mail som är oumbärlig. Den heter "Current" och är satt att visa alla mail som är antingen Olästa, Flaggade eller ligger i inlådan.
Så, baserat på ovannämnda så skapar jag alltså ett arbetsflöde per mail. Om Erik mailar mig angående en annonskod som ska in på Level7 så filtreras det mail automatiskt ner i hans mapp men visas i "Current" för det är oläst. Om jag, efter att ha läst det, vill behålla det i Current så flaggar jag mailet. Jag kanske inte hinner fixa med koderna på en gång. På så sätt styr jag hela tiden vad som är nuvarande viktiga saker. När jag fixat koden tar jag bort flaggningen och då försvinner det från den mappen men sparas i hans mapp.
Sen har jag smarta mappar med "mail med bilagor" eller "mail från jobbkontakter" och sådana saker.

Getting Things Done

På det här viset kanske jag inte har noll mail varje dag, men jag håller ned antalet stressfaktorer i mailen helt klart. Sen tillämpar jag i regel delar av en annan princip som heter GTD eller (Getting Things Done) som kort och gott har det här arbetsflödet:
  1. Starta från början
  2. Gör en sak åt gången
  3. Stoppa aldrig tillbaka något i "inlådan"
  4. Om det tar mindre än två minuteer att göra det, gör det på en gång
GTD har en hög regler om hur saker ska organiseras som jag intre följer slaviskt, dock.
Picture_3

Riktiga Att Göra

Sen har jag ju en projektrums-modul i Atlas som jag aktiverar p mina kunders hemsidor och där kan dom lägga upp Att Göra åt mig, som jag får upp samlat i ett eget fönster. Men det är en helt annan process. Fördelen med den är att kunden får ett mail så fort jag markerar något som avklarat
Mer i Webblog
Skrmdump Bygga PC Text i ikoner Mailpolitik Special Edition Crysis Min hembio